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# Zahlung oder Gutschrift für eine Rechnung hinterlegen

Verwaltung -> Anmeldung -> Rechungen

{% hint style="success" %}
Bei Nutzung des Zahlungsabwicklungsservices (Ticketing) von Converia übernimmt diese Vorgänge das Converia-Team.
{% endhint %}

## 1. Eingegangene Zahlung verbuchen

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FQ1RZc4S8s4KHsEnXGNhg%2Fimage.png?alt=media&amp;token=f6d0f67c-9799-495b-b5d1-9b3024b11d91" alt="Abb. 1: Zahlungen einer Rechnung einsehen und verwalten"><figcaption><p>Abb. 1: Zahlungen einer Rechnung einsehen und verwalten</p></figcaption></figure>

Um die eingegangenen **Rechnungsbeträge manuell zu verbuchen**, wählt man die gewünschte Rechnung aus und klickt auf den Tab *Zahlungen*. Durch einen klick auf *Eintrag hinzufügen* öffnet sich ein Overlay, hier können die abgefragten Felder ausgefüllt werden: *Referenzcode*, *externe Referenz*, *Datum* und *Zahlungseingang.* Diese ergeben sich aus der Rechnung oder können alternativ frei gewählt werden.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FWxzB1mve9z4gCuWVkkez%2Fimage.png?alt=media&amp;token=461a4a39-1dcb-4736-a83b-9c58c1f084f8" alt="Abb.2: Eine Zahlung erfassen"><figcaption><p>Abb. 2: Eine Zahlung erfassen</p></figcaption></figure>

Wenn die Zahlung hinterlegt wird, kann optional eine Mail mit einer Zahlungsbestätigung erstellt, bearbeitet und versendet werden, indem man die Checkbox *Mail beim Speichern* anhakt.&#x20;

{% hint style="info" %}
Die E-Mail wird mit dem klick auf Speichern sofort versendet.
{% endhint %}

Die Zahlungsbestätigung kann über das blaue Dokumentensymbol (Abb. 1, Punkt 2) aufrufen. Ebenso kann der Eintrag per Klick auf das Löschsymbol (Abb. 1, Punkt 1) entfernt werden.

## 2. Zahlung mit Kreditkarte („Online-Zahlung“)

* Die Kreditkartenzahlung ist **aktiv** und die Schnittstelle lässt eine Backendzahlung zu (bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an den Support)
* Die **Kreditkartendaten** der zu belastenden Kreditkarte liegen Ihnen vor

{% hint style="warning" %}
Aus Datenschutzgründen ist es nicht gestattet, sich Kreditkartendaten von Teilnehmenden aushändigen zu lassen.

Die hier beschriebene Form der Kreditkartenzahlung im Backend kann jedoch vor Ort am Check-In für ausstehende Zahlungen genutzt werden.
{% endhint %}

## 3. Gutschriften (Rückerstattungen) verbuchen

Wenn eine [Rechnungen storniert](/teilnehmende/personen-und-teilnehmende-verwalten/buchungen-und-rechnungen-verwalten/stornieren-im-uberblick/rechnung-stornieren.md) wird und eine Gutschrift oder Rückerstattung erfolgen soll, geht man folgendermaßen vor, um eine Erstattung zu verbuchen.

In der (zu diesem Zeitpunkt *überbezahlten*) Rechnung kann der zurückzuerstattenden Betrag eingesehen werden.

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FEVpeeRjeXs7iWxEEGlKf%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6b79df24-8a5e-4cdf-91da-a53ad7eb9e49" alt="Abb. 2: Überbezahlte Sammelrechnung mit storniertem Teilnehmer"><figcaption><p>Abb. 3: Überbezahlte Sammelrechnung mit storniertem Teilnehmer</p></figcaption></figure>

Wenn die Rückerstattung **durchgeführt** wurde, kann diese in Converia verbucht werden, indem der zurückzuerstattenden Betrag in als **negativer Wert als Betrag** eintragen wird. An dieser Stelle wird **nicht** die Stornierungsfunktion verwendet!

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2FiwuoZuTOjOHyeqLiC8BO%2Fimage.png?alt=media&amp;token=282841f1-4bae-44f7-8b43-e357ee5c10d3" alt="Abb. 3: Gutschrift hinterlegen"><figcaption><p>Abb. 4: Gutschrift hinterlegen</p></figcaption></figure>

Anschließend ist der Zahlungsstatus der Rechnung ist wieder **ausgeglichen**.

## 4. Stornierung einer Zahlung

Die **Stornierungsfunktion** für Zahlungen ist **ausschließlich Fehlbuchungen** oder dem **Übertragen einer Zahlung auf eine andere Rechnung** vorbehalten.

Diese Funktion dient nur internen Vorgängen und ist für teilnehmende Personen nicht nachvollziehbar.&#x20;

* Bereits verbuchte Zahlungen können über das **orange Löschsymbol** (Abb. 1, Punkt 1) wieder storniert werden.
* Stornierungen können nur über den Gesamtbetrag erfolgen.
* Es muss ein *Stornierungsgrund* angegeben, mit klicken auf *Speichern*, wird die stornierte Zahlung unter *Stornierungen* gelistet.
* Bei Bedarf kann die Kommentarfunktion verwendet werden, um Zahlungsstornierungen besser nachvollziehbar zu machen.

## 5. Zahlungsnebenkosten

Für alle Zahlungsarten, z. B. für Überweisungen oder Kreditkarte, können auch Zahlungsnebenkosten festgelegt werden. Diese erscheinen als **separate Position** auf der Rechnung.

* Als Zahlungsnebenkosten kann im Tab *Zahlungen* **manuell ein Festbetrag** mit dem entsprechenden Steuersatz (kein Eintrag = steuerfrei) eingetragen werden.
* Sollten jedoch bereits variable, vom Rechnungsbetrag abhängige [Zahlungsnebenkosten für bestimmte Zahlungsarten in der Einrichtung konfiguriert](/teilnehmende/die-anmeldung-einrichten/grundlegende-einstellungen-der-anmeldung/die-verschiedenen-zahlungsmoglichkeiten.md) worden sein, können diese bei Rechnungsänderungen die Zahlungsnebenkosten auch automatisch angepasst werden:

<figure><img src="https://4086967078-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FyzdXgmSBPNkQushdnuut%2Fuploads%2F5iomACR4Zc8XGqhDBMXw%2Fimage.png?alt=media&amp;token=7b35e185-2eb6-4a1d-b13d-6952c4dc9724" alt="Abb. 4: Zahlungsnebenkosten automatisch anpassen"><figcaption><p>Abb. 5: Zahlungsnebenkosten automatisch anpassen</p></figcaption></figure>